5 кроків впровадження lean у продажах

08 липня 2020
98

Підвищити ефективність роботи відділу продажів й досягнути плану можливо за допомогою lean-методології (ощадливого мислення). Ділимось покроковим планом реалізації лін-проекту в продажах від Ольги Перетятько, експерта з операційної досконалості бізнесу.

1. ВИЗНАЧАЄМО ЦІЛЬ (1-2 дні)

- Спочатку потрібно визначити ціль проекту й дати відповідь на питання "Чому нам важливо досягти цю ціль продажів для компанії".

- Визначте саме ту ціль у продажах, яка відповідає плану розвитку вашої компанії. Наприклад, ваша ціль може звучати так: "Досягнути у 2020 році запланованого бюджету продажів на 100%", "У 2020 році збільшити продажі на 30%", "Забезпечити рівень продажів у 1,5 млн грн в місяць (з 1 липня до 31 грудня 2020 року)".

- Важливо відстежувати показник чистого прибутку під час проекту. Інакше можемо захопитися й отримати ситуацію, коли оборот зростає, а прибуток зменшується.

- Команда цього лін-проекту з продажу обов'язково повинна бути крос-функціональною. Крім самого відділу продажів, долучіть до проекту відділи постачання, маркетингу, фінансів та виробництво. Навіщо? Це допоможе команді підсилювати один одного знаннями, досвідом, іншими точками зору та швидким впровадженням ідей.

2. ВИМІРЮЄМО (2-4 тижні)

- На цьому етапі важливо зрозуміти, що стримує продажі, де знаходиться потенціал для збільшення або утримання рівня продажів. З цим допоможе хронометраж робочого дня. Щодня, протягом 2-х, а краще 4-х тижнів, записуйте докладно (із фіксацією часу), як проходить ваш робочий день. У цьому ж бланку вказуйте кількість проблем і час, який витратили на їх вирішення.

- Важливо, щоб у хронометраж потрапили всі збори, відволікання та перемикання з одного завдання на інше - буквально робіть щоденну "фотографію робочого дня".

3. АНАЛІЗУЄМО ЗІБРАНІ ДАНІ (2 дні)

- Відсортуйте ваші процеси на: 1) ті, що додають цінність; 2) ті, що необхідні; 3) ті, що не додають цінності взагалі.

- Цінний процес – це процес, який безпосередньо пов'язаний з Клієнтом/Споживачем. Наприклад, для Клієнта у процесі купівлі найціннішим є отримати той товар, який він хотів. А переклавши на ваші процеси - це “відвантаження Клієнту” (коли він забирає товар).

- Дійсно цінних процесів повинно бути мало – будьте твердими під час визначення цінних та не цінних процесів.

- Ставте постійно собі питання "А чи готовий Клієнт платити за цей процес?" Після такого сортування стає зрозуміло, які процеси необхідно прибрати чи оптимізувати. Наше завдання – зробити процеси простими та звільнити час для цінних процесів.

- Наприклад, після аналізу ви побачите, що з 480 хвилин щоденного робочого часу, 120 хвилин йде на різноманітні збори, розв'язання проблем - від 60 до 100 хвилин, уточнення якоїсь інформації - від 30 до 80 хвилин. І що залишається? 480-120-100-80 = 180 хвилин. Три години (а часто навіть менше), щоб зайнятися дійсно цінними для Клієнта процесами. Це в річному еквіваленті це вже складе до 150 днів, які для одного працівника втрачені безповоротно. Але коли ми знаємо ці цифри, ми можемо дуже швидко виправити ситуацію! Тому що ми знаємо, в чому наш потенціал, відразу стає зрозумілим, які дії потрібні, що саме необхідно робити. Збори зробити ефективними, створити систему лімітів незавершеної роботи (WIP limits) і т.д. Інструментів дійсно багато.

- Зробіть діаграму Парето, щоб визначити проблемні зони. Вона покаже, чим вам необхідно зайнятися у першу чергу та які 20% проблем забирають 80% вашого часу. В одному з проектів діаграма Парето показала, що основні зони збільшення продажів лежали у двох сегментах: прийняття замовлень “на слух” (з відповідними наслідками), і відсутності на складі необхідного товару. Коли знаєш, над чим потрібно працювати - діяти легко.

4. ПОКРАЩУЄМО (4-6 тижнів)

- Створіть ідеальний процес продажу, який буде простим, прозорим та зрозумілим для всіх його учасників. Приберіть з процесу непотрібні етапи, а необхідні процеси оптимізуйте. Визначте кроки, які посилять цінний етап процесу. Зрозумійте, які показники будуть вашими помічниками для відстеження динаміки.

- Створіть план дій з усунення проблем, які ви визначили за діаграмою Парето.

Саме вони підкажуть вам, як діяти, щоб збільшити продажі.

- Виберіть та візуалізуйте показники, які ви будете відстежувати щодня й протягом дня.

Це мають бути дані, які покажуть реальний стан справ і за допомогою яких можна швидко приймати рішення. Зробіть так, щоб ці показники були завжди видимими для команди.

- Наприклад, виберіть 3 показники, які є можливість відслідковувати протягом дня і які важливі для продажів вашої компанії: оплати, що надходять у грошовому вираженні, кількість оброблених замовлень, кількість відвантажень або суми відвантажень. Необхідно зробити ці показники видимими та доступними для команди менеджерів з продажу. Навчіть співробітників взаємодіяти з показниками. Завдяки цим показникам команда швидко реагує і балансує ситуацію протягом дня, що відразу ж збільшує обсяг продажів.

- Запровадьте Дошку такту й регулярно проводьте планерку. Дошка такту дозволяє розподілити навантаження протягом дня і фокусує на необхідних завданнях. А якщо не виходить їх виконати, то заповнена колонка "Коментарі" чітко прояснює причини невиконання і дає можливість над ними працювати.

- На Дошці такту фіксуються дії, які необхідно виконати протягом дня, інтервал 1-2 години. Наприклад, кількість дзвінків, час для контролю дебіторської заборгованості, аналіз денних показників, кількість оброблених замовлень і т.д. Поруч із запланованими діями є колонка з фактичними діями, які робили в цей інтервал. І поруч з фактом є колонка "Коментарі" - дуже важлива колонка, в яку вписуються причини, чому план розійшовся з фактом. Суперсила Дошки такту полягає в тому, що, знаючи причини відхилення, ми маємо можливість впливати на них - постійно вдосконалювати процес, прибирати втрати з процесу і тримати у фокусі цінні дії. Зробити процес керованим для компанії та прогнозованим для клієнта.

- Під час планерки ми можемо синхронізувати свої дії, ще раз нагадати фокус на день, обговорити, що допомагає, а що заважає виконати показники. В одному із проектів з продажів за допомогою Lean, впроваджену планерку назвали найдієвішим інструментом у зростанні продажів

5. КОНТРОЛЮЄМО (2-3 тижні)

- Закріпіть найкращу практику з попереднього етапу (найкращий процес) через правила і стандарти. Стандарти мають бути максимально простими й візуалізованими.

- Відстежуйте виконання стандартів. Але при цьому не забувайте, що стандарти не вічні – тому створіть стандарти для змін стандартів. Щоб співробітники знали, яким чином їх можна змінити, й могли пропонувати свої ідеї щодо покращення наявних процесів.

- Наприклад, у кожному проекті з продажу ми працюємо зі стандартами: це стандарти заповнення Дошки такту, стандарти проведення планерки, стандарти виконання певних процесів, стандарти роботи з показниками. Стандарти – це великі помічники, щоб знизити рівень стресу працівника, впроваджувати систему навчання та робити процес стабільним.

Такий лін-проект допоможе вам досягти бажаного рівня продажів, адже за допомогою нього ви знайдете й ліквідуєте втрати у процесах та зможете тримати фокус команди на задоволенні істинних потреб своїх Клієнтів.

Рекомендації записані під час спецпроекту “Управління виробничою компанією в часи коронакризи”, що відбувається у рамках ініціативи Європейського Союзу EU4Business за підтримки ЄБРР. Відеозаписи всіх онлайн-зустрічей ви можете переглянути за лінком - https://bit.ly/bisc-sp-wb

Автор ілюстрації: slidesgo / Freepik